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発信しやすい環境と、
具体的に伝える姿勢

設計購買部は少数精鋭チームなので、課や係には属していません。それぞれが担当業務を持っていて、普段は各自で仕事を進めることが多いですね。T.Tさんが中国関連の案件を担当されることが多いので、案件があるときは一緒に進めています。

基本的には個々がサプライヤーとの対応をしています。少数チームなので、誰が何をやっているか把握しやすく、お互いにヘルプし合ったりしています。U.Hさんには、事務的な部分を協力してもらうこともあります。

普段の業務で分からなかったり困ったりしたときは、T.Tさんに相談しています。
相談する際は、なるべく具体的に、資料なども全部揃えた上で相談するように心がけています。自分も他部署からの問い合わせに答えるときに、あまりにも漠然とした質問だと困ることがあるので。相手の時間を取らないように意識しています。

こちらとしても回答がしやすく、ありがたいですね。
部下と接する中で意識しているのは、自分から発信しやすい環境づくりです。声をかけやすい雰囲気でいることが大事だと思っていて。パソコンの画面を見ているときは、もしかしたら眉間にしわが寄っているかもしれませんが（笑）、話しかけられた瞬間には必ずそういう状態を解いて接するようにしています。

T.Tさんはすごく気さくな方なので、相談しやすいです。年齢は7歳離れていますが、そういう距離感を感じさせないというか。入社当時は違うチームで働いていたのですが、その頃から関わりをもとうとしてくれたことを覚えています。

あとは、まず否定をしないことですね。部下が質問をしてきたときには、まず相手の話を聞いて、受け入れるということを心がけています。

香港出張中の即決、
離れていても汲み取る経験値

印象に残っているのは、香港出張中の即決案件です。
サプライヤーから「今すぐ決めてくれるなら取引できる」という話を受け、即座に判断が必要となりました。今後のプロジェクト拡大には必要な取引だったため、その場で決裁者の承認を得て、すぐに日本のU.Hさんに連絡しました。

連絡をもらって、急いで発注の準備を進めました。こんな話はなかなかないので、とにかくこのチャンスを逃してはいけないと。T.Tさんが香港から帰国する頃には、発注できる状態まで準備を整えることができました。

帰国したときにはもう、発注するだけにしてくれていたおかげで、手続きをスムーズに進めることができました。私は現地にいて臨場感を直接伝えられない中でも、彼は状況を汲み取って的確に準備を進めてくれました。
U.Hさんの資材部での知識やこれまでの経験があったからこそ、迅速な対応ができたのだと思います。本当に感謝しています。

少ない情報からも、何が必要かを判断して動くように心がけています。
この案件は、その後プロジェクトとして拡大していて、会社としても良い結果につながったと思います。

海外のサプライヤーとのやり取りでは、中国語が活きる場面が多いですね。アイコムの海外売上は北米・欧州などが多い一方で、仕入れ側についてはアジア圏が多いので。

私は英語を話せるので、英語圏のサプライヤーとのやり取りも担当していますが、やはり中国のサプライヤーが多いので、今後は中国語もマスターしたいと思っています。

それはいいですね。ぜひ今後の目標として頑張ってほしいです。
語学ができると、やり取りがスムーズになるだけでなく、細かいニュアンスも伝えられるようになりますから。

幅広いスキルを磨き、
社内外をつなぐ調達のプロへ

海外とのやり取りならではの苦労としては、とある製品の印刷の色指定で失敗したことが印象に残っています。製品の文字の印刷を注文したのですが、想定とは異なる色の完成品ができました。こちらが伝えた色の指示が、うまく伝わっていなかったのです。
そのときに痛感したのは、日本の常識と海外の常識は異なるということ。他言語で伝えるときは、世界標準的な表現で、具体的に伝える必要があることを学びました。

社内のやりとりは、専門用語を含め全て日本語ですもんね。

そうなんですよ。それをサプライヤーに伝えるときには、中国語や英語にしないといけない。しかも、日本語そのままを翻訳するとうまく伝わらないこともある。私たちはエンジニアじゃないので、まずは日本語で「これどういう意味？」って聞き取って理解して、それで初めて相手に伝えることができます。

入社当初は、無線機の知識が全くなかったので、社内でのやり取りも大変でした。専門用語が多く、何のことを指しているのか分からないことも多かったです。

私も同じですよ。
私たちは文系出身ですし。「ビス」って言われて「ビスって何？」という状態でした。
でも調達業務には、サプライヤーに対して自ら説明する必要がある場面もあります。なので、自分の知識のレベルをがーっと上げないといけない。そのために、知識のある人に色々なことを聞いて回っていたので、社内でも顔が広いというのは、そういった背景もありますね。

T.Tさんは、フットワークが軽くて、いろんな部署の人から頼りにされています。私も、他部署の人たちと話をして、雑談を通じて情報や気づきを得ることを心がけるようになりました。
また、会社の教育訓練でも、業務に関連する法律の学習をサポートしてもらえるので助かっています。

U.Hさんは、新しいものに詳しくて答えを導くまでの距離が短いですね。調べるすべを知っているというか。それはすごくスマートだと思います。今後彼には「何かあったら彼に聞けば解決するよ」という存在になってほしい。大いに期待していますよ。